Herramientas: lo que de verdad necesita un negocio pequeño
Hay una forma muy cómoda de sentir que estás avanzando sin avanzar: contratar una herramienta. Es medible, es rápido, se puede contar y produce una sensación de orden casi inmediata. El problema es que ninguna herramienta decide por ti a quién le vendes, a qué precio o qué le vas a contar, y esas son justamente las decisiones que estabas posponiendo cuando te pusiste a comparar programas.
Comprar software para no tener que decidir
Mira la secuencia, porque se repite con una regularidad sospechosa. Un negocio nota que no le entran clientes y contrata un CRM. Nota que nadie le lee y contrata una plataforma de boletines. Nota que no sabe si gana dinero y contrata un panel de métricas. En los tres casos ha comprado un contenedor vacío para un problema que no era de contenedores.
Un CRM no te dice quién es tu cliente, guarda lo que tú ya sabías. Una plataforma de correo no te da nada que contar. Un panel no genera los datos, los ordena. Si la decisión de fondo no está tomada, la herramienta solo consigue que el vacío esté mejor organizado y que ahora además cueste dinero.
«Ninguna herramienta ha resuelto nunca un problema de criterio. Lo que hace es volverlo más caro y más difícil de ver.»
La prueba para saber si te está pasando es incómoda y dura diez segundos: si mañana cancelaras la herramienta, ¿qué dejarías de saber que hoy sabes? Si la respuesta es «nada», no era una herramienta, era una postergación con cuota mensual.
Las tres cosas que sí hacen falta, y en este orden
Despojado de modas, un negocio pequeño necesita tres sitios donde vivan tres cosas, y da bastante igual la tecnología que uses para cada uno.
Todo lo demás —automatizaciones, embudos, paneles, integraciones— es optimización de algo que primero tiene que existir. Y lo que es más importante: los tres se pueden resolver con herramientas que ya tienes.
Lo que cuesta de verdad una suscripción
Quince euros al mes no parece nada, y por eso funciona tan bien como modelo de negocio. Pero el precio mensual es la parte pequeña del coste, y conviene ver las otras dos.
La primera es la acumulación. Cinco herramientas a quince euros son novecientos euros al año, que para un negocio pequeño es una cifra que ya se nota, y las suscripciones entran de una en una, nunca de cinco en cinco, así que la decisión nunca se toma con el total delante. Haz la suma una vez al año. Suele sorprender.
La segunda es el efecto trinquete: el coste de salir crece con el tiempo porque tus datos y tus procesos se quedan dentro. El mes uno te vas sin dolor; el mes treinta tienes tres años de histórico, un equipo acostumbrado y la mitad de tus procesos escritos en su lenguaje. A partir de cierto punto ya no estás pagando por el servicio, estás pagando por no tener que mudarte. Las empresas de software saben esto perfectamente, y por eso los planes de entrada son baratos y las exportaciones, incómodas.
Gratis tampoco existe
La alternativa evidente es usar lo gratuito, y conviene hacerlo con los ojos abiertos. Un plan gratuito se paga de alguna de estas tres maneras, y casi siempre se sabe cuál mirando un momento.
Se paga con datos, cuando el producto es gratis porque tú eres el inventario. Se paga con un límite colocado a propósito, puesto justo donde empieza a dolerte si creces: número de contactos, de envíos, de usuarios. No es casualidad que el salto de precio llegue en el momento en que la herramienta ya es imprescindible. Y se paga con tu tiempo, cuando lo gratuito es software libre que tienes que instalar, actualizar y reparar.
Ninguna de las tres es mala en sí. Lo malo es no saber cuál estás eligiendo. Antes de registrarte en cualquier plan gratuito, busca el límite que te va a tocar primero y calcula cuántos meses tardarás en llegar: eso, y no el precio de hoy, es lo que estás contratando.
La hoja de cálculo que todo el mundo menosprecia
Para la mayoría de negocios pequeños, una hoja de cálculo bien montada resuelve durante años lo que un programa especializado promete resolver mejor. No tiene cuota, no caduca, la entiendes entera, se exporta sola y nadie puede cambiarte las condiciones de uso por correo.
Tiene límites reales y conviene conocerlos para saber cuándo cambiar. La hoja se queda corta cuando más de una persona escribe en ella a la vez, cuando necesitas saber qué había el mes pasado y nadie guardó copia, cuando hacen falta avisos automáticos porque depender de que alguien se acuerde ya está fallando, o cuando el archivo se ha vuelto tan grande que solo lo entiende quien lo montó.
Ese es el momento de cambiar: cuando puedes nombrar el límite que te está haciendo daño. Cambiar antes es comprar capacidad para un negocio que todavía no tienes.
La pregunta que hay que hacer antes de meter tus datos
Hay un criterio de compra que casi nadie aplica y que ahorra disgustos enormes: antes de registrarte, averigua cómo te vas. Busca la opción de exportar, mírala de verdad y comprueba en qué formato salen las cosas.
Si los datos salen en un formato estándar que puedas abrir en otro sitio, estás alquilando una herramienta. Si salen en un formato propio, si hay que pedirlos por correo, si solo se exporta una parte o si directamente no hay exportación, no estás alquilando: estás depositando. Y lo que se deposita, a veces no se recupera.
Aplica esto también a lo que ya tienes contratado. Dedica una tarde a exportar una copia de todo y guárdala. No por desconfianza: por el mismo motivo por el que se hacen copias de seguridad, que es que las cosas fallan cuando no toca.
Las herramientas de esta web
Lo que hay aquí no son listas de programas ajenos: son herramientas propias, sin registro, sin cuenta y sin versión de pago escondida. Esta es la lista completa a día de hoy y crecerá despacio, porque prefiero tres que funcionen a quince que nadie use.
Diagnóstico de los seis frentes
Un cuestionario que recorre los seis frentes por los que se escapa el dinero en un negocio pequeño —precio, oferta, atención, captación, venta online y herramientas— y te dice por cuál empezar. No devuelve un porcentaje: nombra un mecanismo concreto y te lleva a la guía que lo explica. El resultado se calcula en tu navegador y te lo puedes descargar en PDF. Disponible.
Calculadora de ofertas
Pones tu precio, tu coste, el descuento que estás pensando hacer y lo que vendes al mes, y te dice cuántas unidades más tendrías que vender solo para ganar lo mismo que ganas ahora. También cuánto pierdes si la oferta no te trae ni una venta extra, y cuál es el descuento máximo que aguanta tu margen. Los euros no salen de tu navegador. Disponible.
Calculadora del precio de tu hora
Para quien vende tiempo. Reparte tu sueldo y tus costes fijos solo entre las horas que acaban en una factura, no entre todas las que trabajas, y te dice lo que tiene que costar tu hora de verdad. Si le dices lo que cobras hoy, te dice cuánto te falta al mes y al año. Los euros no salen de tu navegador. Disponible.
Calculadora de pedido online
Qué queda de un pedido después del producto, el envío, el embalaje y la comisión de la pasarela. Y el número que casi nadie calcula: por debajo de qué importe un pedido te cuesta dinero en vez de dártelo. Los euros no salen de tu navegador. Disponible.
Calculadora de subida de precios
A cuántos clientes puedes renunciar subiendo el precio y seguir ganando lo mismo. Enseña además la asimetría que casi nadie ve: subir diez puntos te deja perder clientes, bajarlos te obliga a vender mucho más. Los euros no salen de tu navegador. Disponible.
Calculadora de punto de equilibrio
Cuántas ventas necesitas para cubrir los costes fijos y, sobre todo, en qué día del mes cruzas esa línea. Incluye el margen de seguridad: cuánto pueden caer tus ventas antes de que el mes se cierre en pérdidas. Disponible.
Control horario para España
Registro de jornada para una empresa pequeña: fichajes, turnos y el informe que pide la normativa, sin cuota mensual y con los datos en tu propio servidor. En preparación, y lo cuento con detalle aquí debajo.
CRM para España y Latinoamérica
Contactos, actividades y seguimiento comercial. Lo justo para no perder una conversación, sin convertirse en el programa que hay que alimentar todos los días. En preparación.
Dos aplicaciones que voy a regalar
Estoy preparando dos programas para publicarlos gratis y con el código abierto: uno de control horario para España, pensado para el registro de jornada de una empresa pequeña sin cuota mensual, y un CRM sencillo para España y Latinoamérica, con contactos, actividades y seguimiento comercial.
No son plantillas con otro nombre ni versiones recortadas de algo de pago: se descargan, se instalan y funcionan. Todavía no están disponibles; cuando lo estén se anunciarán aquí. El control horario es una herramienta de registro, no asesoría de cumplimiento normativo: que tu registro cumpla lo que te exige la ley seguirá siendo responsabilidad tuya.
Qué hacer esta semana
Dónde seguir con esto
El criterio para elegir herramientas es el mismo que recorre toda esta web: entender el mecanismo antes de comprar la solución. De eso tratan los libros de la colección Marketing sin departamento, reunidos en la página de los libros. No son enlaces de afiliación y no cobro comisión.
Te aviso cuando publique las aplicaciones
Si quieres que te avise el día que se puedan descargar el control horario y el CRM, o cuando salga Ningún precio es inocente en enero, déjame el correo. Cuatro o cinco al año y ninguno de relleno.
Por dónde seguir
Producto y oferta · Precios y márgenes · Captación de clientes · Atención al cliente · Venta online